Los percances y siniestros dentro del trabajo suceden en cualquier momento y en cualquier lugar. Pueden ser desde desastres naturales, hasta accidentales como cortes de energía, incendios e incluso ataques cibernéticos y extorsiones. Estos incidentes son impredecibles y pueden afectar a la empresa y el trabajo que realizan, pero también a los clientes, lo cual es de mucha gravedad.
Aquellas empresas que quieran tener el control total de todos los documentos, imágenes, e información, deben recurrir a soluciones de almacenamiento en la nube como ownCloud.
Servicios como Dropbox, Microsoft OneDrive o iCloud de Apple se presentan como alternativas al almacenamiento. Sin embargo, cuando concierne a los datos sensibles, siempre surge la cuestión de la seguridad de los archivos almacenados.
Para aquellos que quieran aprovechar las ventajas de la nube y mantener el control absoluto de todos sus datos, es conveniente que decidan alojar y gestionar su propio servicio de Nube Privada. Para ello, se puede utilizar el software de código abierto ownCloud.
Crea un plan de contingecia y guarda los archivos
Un plan de gestión de crisis ante percances es vital hoy en día. Es importante aprovechar las ventajas de la Nube Privada de ownCloud para mantener la información a salvo fuera de la oficina, accesible desde cualquier lugar con la debida seguridad para lo que usted y su equipo harán durante y después de la eventualidad.
En buena medida un plan de emergencia y de continuidad de las operaciones, es almacenar documentos importantes en una unidad USB. Sin embargo, las unidades USB o discos portátiles, no son completamente seguros. Se pueden dañar, infectar de virus o perder fácilmente, de modo tal que si su plan de contingecia incluye accesar al USB donde se guarda la información ¡cuidado! Está en serios problemas.
Los documentos más sensibles se pueden almacenar de forma segura en ownCloud. Decídase antes de que suceda una emergencia, porque tenga por seguro que un día sucederá. Almacene y respalde documentación de sus clientes y operaciones sin contratiempos y riesgos.
El día que suceda el percance, entonces podrá acceder a sus archivos en cualquier momento, en cualquier lugar, desde cualquier plataforma.
Los documentos impresos también se pueden cargar fácilmente en la Nube Privada de ownCloud. Sólo hay que escanear dicha información y subirla de forma ordenada. Esto garantiza que el personal de su agencia aduanal o empresa de logística y transporte, siempre pueda acceder a la información más importante independientemente de la situación.
Prepare a sus empleados y equipos
Crear un plan y guardar sus archivos ayuda a coordinar su equipo. También, establece confianza entre sus clientes además, siempre es útil tener conocimientos sobre qué hacer en cualquier tipo de emergencia.
Las emergencias pueden ser impredecibles en la mayoría de los casos y provocar grandes pérdidas, por esta razón tener las mejores herramientas antes, durante y después de una eventualidad como estas puede marcar la diferencia.
Tres propósitos específicos de las empresas de servicios de aduana, logística y transporte que utilizan la Nube Privada de ownCloud pueden ser:
- Respaldar los flujo de actividad. El flujo de actividad ofrece una visión general sobre todas las acciones que realizan los usuarios de ownCloud. Si cargan, editan, eliminan o comparten un archivo, todo se guarda automáticamente en el registro de eventos, de tal modo que aun ante una emergencia, esta capacidad de ver los flujos de actividad es muy importante.
- Gestión de los grupos y de los derechos. Los usuarios pueden crear grupos para facilitar el uso compartido de archivos a un grupo específico de usuarios, pero además también se puede limitar el acceso a los contenidos compartidos de manera selectiva (eliminar, modificar, crear, compartir), de esta forma los proyectos no dependen de una sola persona. Ante situaciones de rotación de personal o hasta abandono de trabajo la posibilidad de acceder a la información del proyecto está siempre a la mano.
- Creación de versiones y bloqueo de archivos. Para evitar problemas al acceder a los archivos almacenados, estos pueden bloquearse en cualquier momento. Asimismo, ownCloud también permite realizar versiones de los archivos, de modo que las versiones anteriores pueden recuperarse en cualquier momento y así cuando sea necesario ver el documento que hicimos en el pasado.
El respaldo de la información ante una posible pérdida, destrucción, secuestro y otras amenazas es un primer paso para las compañias.
La recuperación de dicha información dependerá de lo bien preparada que esté la empresa para recuperar información que puede ser crítica para las operaciones.
Respaldar en USB ya no debería ser opción, hoy en día las agencias de aduana, empresas de logística y transportes tienen opciones de Nube Privada y respaldos de información con capacidades para procesar la información y restablecer la marcha normal de la empresa en caso de un suceso de esta naturaleza.
¿Qué tan preparada está su empresa para estos desastres? ¿Cuentan con la solución de Nube Privada? Si está interesado en saber más sobre las ventajas de ownCloud, escríbanos a [email protected] para brindarle más información.
