Cómo beneficia un archivo digital de documentos

La tendencia de crear un archivo digital está en crecimiento. Cada vez hay más empresas del sector aduanero, transporte y logística que se benefician de digitalizar, organizar y guardar los archivos físicos en la Nube Privada.

Además, la creación de un archivo digital puede derivar una mejor organización de los documentos ya digitalizados. Los documentos que se encuentran en una Nube Privada se gestionan de manera ordenada y segura y pueden ser consultados desde cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.

¿Te gustaría saber si sería útil o necesario crear un archivo digital de documentos mediante el sistema de Nube Privada para tu empresa de logística, servicios de aduana o transporte?

¿Qué documentos puedes digitalizar y archivar?

Todas las empresas tienen una razón específica para querer crear un archivo digital. Aquí te propongo algunos ejemplos:

• Temas de facturación y contabilidad Cuando una organización requiere hacer aclaraciones fiscales, ya sea para recuperar el IVA o simplemente hacer alguna aclaración, y la factura o el CFDI no se guarda como es debido, se puede perder y, de esta forma, no se puede probar que se hizo el gasto. Esto desemboca en una pérdida o hasta en una infracción.
• Sin recibos o comprobantes no se puede reclamar un mal servicio, un pago indebido o la garantía de una situación. Esto pone de manifiesto la importancia de conservar estos documentos.
• Otro ejemplo pueden ser las escrituras notariales que no deben perderse por motivos legales. La creación de un buen archivo digital y su disponibilidad a través de una Nube Privada puede evitar multas y problemas a futuro.
• Comprobantes bancarios. En los relativos a los documentos financieros (depósitos, operaciones bursátiles, tarjetas, etc.), deben mantenerse en un archivo digital mientras estén vigentes los servicios contratados.
• Historia laboral. Deberá guardarse tanto el último resumen proporcionado por el seguro social, como las últimas 12 nóminas, para cualquier tipo de aclaración.
• Es necesario guardar los recibos de pago de cualquier póliza hasta el preciso momento en que finalice el contrato o sea rescindido por el propio asegurado.
• Pedimentos de importación y exportación y sus documentos.
• Guías, manifiestos, conocimientos de embarque ya sea terrestre, aéreo o marítimo.
• Documentos que amparan las formas de pago para facilitar el comercio exterior, como: fianzas, cargos a partida presupuestal, certificados de tesorería (público y privado), declaraciones para movimiento en cuenta aduanera.
• Certificados de origen.

Y así como estos ejemplos, existen muchísimos más casos de uso de la digitalización de documentos, sin embargo, a la hora de guardar los documentos en un archivo digital, las empresas se enfrentan a varios tipos de problemas. Por un lado, encontramos aquellas empresas cuyos documentos están bien archivados, pero en formato físico. Por otro lado, hay empresas que han digitalizado todos sus documentos, pero desconocen dónde están.

Ventajas de utilizar una Nube Privada para crear un archivo digital

• Nos permite visualizar y acceder a la información desde donde estemos, con simplemente tener acceso a internet
• Podemos hacerlo desde cualquier dispositivo
• Conserva seguridad y privacidad
• Historial de modificaciones
• Compartirlo con personas involucradas

Las diferentes soluciones a esto pasan desde el uso del USB hasta sistemas complejos de almacenamiento de información, incluso el uso de nubes públicas o software gratuito en Internet. En la actualidad existe esta solución de Nube Privada que pone fin a los problemas de muchos sectores empresariales.

Por las características propias del sector aduanero, logístico y transportes, estos generan una gran cantidad de información, digitalizar dicha información y organizarla en un archivo digital, le permitirá a la compañía y a su personal, clientes y proveedores utilizar y compartir parte de estos documentos, así como para consultarlos de forma rápida y con esto aumentar su capacidad de trabajo.

Es rápido, sencillo y económico habilitar una Nube Privada si se cuenta con el apoyo necesario. Comúnmente este proyecto esta en manos del equipo de Sistemas o Tecnologías de Información de una empresa, en su ausencia puede un administrador o gerente general hacerse cargo de esto.

No lo dudes, crear un archivo digital de documentos mediante una Nube Privada es un gran acierto.

En Espacios de México podemos ofrecerte ayuda y consejo acerca de las opciones que tienes para hacer esta implementación, sólo envíanos un mensaje aquí y enseguida te contactaremos.