¡Cuidado! Compartir archivos entre clientes y proveedores puede ser ilegal

Compartir archivos con cualquier contacto es una prioridad, principalmente para quienes trabajan en el sector de negocios aduanero, logística y transporte de carga, sin embargo, esto puede tener consecuencias, por lo que su tratamiento se vuelve un tema relevante.

Factores como el uso y distribución de la información, o la vulneración de medidas de seguridad, son algunas de las fallas que podemos cometer a la hora de subir y compartir archivos y documentos desde Internet.

Uno de los principales problemas radica en que las empresas dejan a criterio del usuario esta tarea. Me refiero a que la compañía no tiene un servicio de Nube Privada como ownCloud y cada usuario tiene que buscar alternativas para compartir archivos.

Precisamente esto puede ser uno de los errores más comunes que ponen en riesgo seriamente la privacidad y seguridad de la empresa, y peor aún la de los clientes.

Reflexione lo siguiente: los usuarios de su compañía al carecer de una herramienta formal para compartir archivos usan sus propios medios, y esto puede ser desde herramientas como Dropbox, Google Drive, WeTransfer, Uploadfile, entre otras que existen en la red, o en su defecto comparten el archivo utilizando el servicio de correo electrónico de la empresa, su cuenta de GMail personal o herramientas de mensajería como WhatsApp y Telegram.

Pero ¿qué pasa con la información? ¿Qué tiene esto de malo?

Resulta que, a la hora de utilizar todos estos medios para compartir archivos, algunos gratuitos y otros de paga, la información está viajando quizá por herramientas sin la seguridad y privacidad suficiente, esto dependerá siempre del tipo de archivos e información que manejamos, pero en el caso de las agencias aduanales, transportistas y empresas de logística esta información puede tratarse de datos sensibles y podemos llegar a tener un grave problema con clientes y hasta con las autoridades.

Recordemos que el tratamiento de datos personales es de carácter legal en México, y sin saberlo podemos estar incurriendo en un grave error que puede causar consecuencias legales.

¿Cómo se puede proteger la privacidad de la información?

Primeramente, debemos comprender que para que la privacidad sea una realidad requiere de un marco de ética entre proveedores y clientes. Este marco de ética debe estar descrito en un código que haga mención que nadie en la organización hará mal uso de la información, sin embargo, muchas veces son las propias empresas las que ponen en riesgo esta disposición, especialmente cuando no brindan a su personal las tecnologías necesarias (Nube Privada) para compartir archivos.

Cuando hablamos de los riesgos asociados al mal uso de los datos personales o de clientes, es conveniente mencionar que estos pueden reflejar desde la información general, como el nombre, la edad o domicilio, hasta la información financiera como estados de cuenta, información bancaria o, en el peor de los casos, datos sensibles como el estado de salud.

A manera de conclusión, uno de los elementos más relevantes de cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos personales en posesión en empresas de servicios establecidas en México es:

“Revisar que, en la contratación de servicios de almacenamiento de información -como el cómputo en la nube- se garantice, por lo menos: la obligación de dar aviso en caso de cualquier vulneración a las medidas de seguridad de la plataforma electrónica, la portabilidad y destrucción de los datos al término del contrato, mecanismos alternativos de resolución de controversias como la mediación electrónica, la reputación y políticas de transparencia de la empresa a contratar, que se privilegie la jurisdicción nacional en la prestación del servicio, las medidas compensatorias en caso de vulneraciones y mal uso de la información, así como evitar contratos de adhesión que no atiendan a las características de los datos a almacenar, de acuerdo al tipo de información, servicio y empresa.”

4 medidas de seguridad técnicas para compartir archivos

Para no infringir la ley y cumplir con las obligaciones pertinentes es necesario acatar las siguientes 4 medidas de seguridad técnicas al momento de compartir archivos:

1. Que el acceso a la información, cualquiera que sea el formato, sea por usuarios identificados y autorizados;
2. El dicho acceso referido en el inciso anterior sea únicamente para usuarios que lleven a cabo las actividades que requiere con motivo de sus funciones;
3. Se incluyen acciones para la adquisición, operación, desarrollo y mantenimiento de sistemas seguros, para el almacenaje de la información, así como compartirlo, y
4. Se lleve a cabo la gestión de comunicaciones y operaciones de los recursos informáticos que se utilicen en el tratamiento de la información confidencial, datos personales o cualquier tipo de información de clientes.

Habla con un experto aquí. Merece el tiempo analizar la situación y considerar la solución de Nube Privada para compartir archivos. ownCloud es fácil de operar y económico; te brindará protección, seguridad, privacidad y muchísimas ventajas más.