Hoy más que nunca las empresas del sector aduanero, logística y transportación de mercancías han visto la necesidad de apoyarse en una solución de Nube Privada para sus operaciones, ya que es necesario trabajar en colaboración continua y a distancia entre colaboradores internos como externos.
Compartir archivos es una de las tareas más frustrantes para el sector y sin el apoyo de la tecnología esto podría llegar a ser un caos, ya que, generar, trasmitir y administrar documentos digitales en una red segura es un verdadero desafío.
¿Cuántos documentos genera la administración aduanera?
¿Cuántas personas deben tener acceso a la información de manera segura, sin estar ubicados en las mismas instalaciones?
¿Dónde está respaldada la información?
Qué es una Nube Privada
Para la gestión del almacenamiento de datos del sector aduanal y logístico una Nube Privada puede ser de vital importancia, ya que le permite almacenar y compartir información institucional y operativa con total confidencialidad y máxima seguridad entre usuarios internos y externos sin mayores problemas
¿Qué archivos pueden almacenar con esta tecnología?
Todo tipo de archivo que circula en una operación ya sea de exportación o incluso de logística nacional requiere de documentación clave, ya sea para los trámites como para el archivo y expediente que cada operación debe tener:
- Pedimentos
- Información de validaciones
- Expedientes
- Archivos escaneados
- Fotos y videos
- Facturas
- Certificados de origen
- Cartas y avisos
Y muchísima información más, no importa el tipo de extensión del archivo, por ejemplo: PDF, DOC, DOCX, excel, JPEG, etcétera; ni tampoco debería de ser problema el peso del archivo. Una Nube Privada puede almacenar toda la información de todos los usuarios internos y externos, ordenarla por carpetas de proyectos, por fechas y compartirla con un clic a los usuarios que sea permitido acceder.
Sin lugar a duda el exceso de papeleo es una barrera para la agilización de la operación, así como la simplificación de las comunicaciones del despacho aduanero y empresas de logística, sin embargo, en este sentido, una Nube Privada es una herramienta que ayuda a agilizar las operaciones, además de brindar respaldo de información y muchísimas ventajas más.
Cómo funciona una Nube Privada
Esta tecnología funciona como los servicios de una red interna privada solo para los usuarios de su empresa, pero con la diferencia que la información se almacena en centros de datos de proveedores de hosting especializado en esta solución, como es el caso de Espacios de México, para de esta manera contar con el apoyo y soporte técnico que se ofrece.
Es como la aplicación de Dropbox, pero de uso exclusivo de la empresa.
En resumen, una Nube Privada es un sistema de almacenamiento que nos ofrece guardar datos en un servidor externo para así puedan estar los datos accesibles desde cualquier lugar con acceso a internet y desde cualquier dispositivo.
Beneficios de una nube privada
Los beneficios y características que una Nube Privada ofrece a una empresa de servicios de aduana y logísticos, así como del transporte podríamos identificarlos de la siguiente forma:
- Control. Al ser accesible únicamente por la organización y al no ser un recurso compartido de uso gratuito, hará que esté configurada basándose en las medidas de la empresa.
- Seguridad y privacidad. Se podrán asegurar que los archivos se mantengan seguros mediante técnicas que se pueden dar en las nubes privadas.
- Flexibilidad. Los archivos disponibles se pueden distribuir en tiempo real, en función del flujo de trabajo y con un control total de los mismos, ya sea que trabajen en la oficina o en casa.
- La Nube Privada los habilita con aplicaciones Web, aplicación de escritorio y aplicaciones iOS y Android.
- Personalización. Las unidades USB y las nubes públicas pueden ser una amenaza para la seguridad de los datos, con la Nube Privada envía enlaces compartidos protegidos con contraseña con fechas de vencimiento.
En Espacios de México ofrecemos todo tipo de asesoría en nubes privadas y ayudamos a las agencias aduanales, empresas de logística y transportistas a encontrar maneras de agilizar su comunicación de forma correcta. También, trabajamos para que su información esté respaldada de acuerdo con las necesidades de su empresa. Contáctenos aquí para compartirle nuestro portafolio de servicios.
