Tras la llegada del covid-19, pequeñas y medianas empresas han reconocido la importancia de la colaboración en línea para mantener sus operaciones.
Herramientas colaborativas como Google Docs, Slack, Microsoft Teams, entre otras, permitieron a los trabajadores operar de forma remota, cumpliendo así con las restricciones derivadas de la pandemia. Sin embargo, la comunicación y colaboración en línea no son resultado exclusivo de ese evento.
Desde hace tiempo, las empresas tecnológicas han apostado por la innovación con el fin de promover el trabajo remoto y optimizar las operaciones de cualquier organización, sin importar su ubicación.
¿Qué es la colaboración en línea?
Cuando hablamos de colaboración en línea nos referimos a los colaboradores de una empresa que sin importar el lugar donde se encuentren, utilizan la tecnología y el internet para comunicarse con sus compañeros como si estuvieran dentro de una misma oficina. De esta manera es posible desarrollar los proyectos y demás actividades laborales sin que las limitaciones geográficas sean un impedimento.
Para que exista una buena colaboración en línea es necesario que cuente con algunas características, tales como una plataforma en línea que sea segura y les permita conectarse desde cualquier dispositivo en tiempo real para hablar entre ellos, compartir documentos, realizar juntas y demás actividades laborales.
Herramientas colaborativas en línea
La llegada de la pandemia propició el desarrollo de herramientas digitales para que la colaboración en línea sea ágil y rápida. Entre la optimización de dichas herramientas destacan las siguientes:
- Servicio de mensajería instantánea
- Chat grupal
- Escritorios compartidos
- Almacenamiento en la nube
- Calendario y agenda
- Aplicaciones de videoconferencia
- Aplicaciones para crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo a las que tienes acceso a cualquier hora desde cualquier lugar.
- Aplicaciones para cargar, escanear y compartir imágenes y documentos
- Aplicaciones de seguridad y antivirus para proteger información empresarial
Hay que resaltar que dichas herramientas vienen incluidas en forma de paquete en plataformas de colaboración digital tales como Google Workspace o Dropbox Businnes.
Beneficios de la colaboración en línea
La colaboración o trabajo en línea representa múltiples beneficios no solo para los dueños de pequeñas y medianas empresas, sino para sus empleados y para el medio ambiente. Entre estos beneficios destacan los siguientes:
- Horarios flexibles. Muchos empleados deciden trabajar desde su casa, lo que les permite realizar actividades del hogar sin descuidar sus metas laborales.
- Sentido de pertenencia. Lo anterior motiva a los trabajadores, por lo que aumenta su compromiso con la empresa y mejora su desempeño.
- Cuidado del medio ambiente. Muchos trabajadores evitan usar su automóvil para trasladarse al trabajo, lo cual ayuda a reducir la huella de carbono.
- Ahorro económico. Los trabajadores ahorran gastos de transporte y alimentos. Por otra parte, las empresas ahorran en gastos como renta y mantenimiento de instalaciones, pago de luz, agua, internet y otros servicios.
- Agiliza la entrega de trabajos. Debido a que los trabajadores solo se conectan para tratar temas laborales deciden trabajar de forma rápida y eficaz, evitando pérdidas de tiempo.
- Comunicación asertiva. El intercambio de información, indicaciones, metas de trabajo es enviado por escrito, lo que lo hace ser más claro y permite que se trabaje de manera más eficiente.
- Interacción en tiempo real. El equipo de trabajo se puede reunir y comunicar a la hora que decidan desde el lugar donde se encuentren.
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